Hybride Werken: Uitdagingen en Oplossingen voor Organisaties (I/II)
In een economie waar flexibiliteit en aanpassingsvermogen steeds belangrijker worden, heeft hybride werken zich ontpopt tot de nieuwe norm voor veel organisaties. Deze werkwijze, waarbij medewerkers zowel op kantoor als op afstand werken, biedt tal van voordelen maar brengt ook unieke uitdagingen met zich mee. In deze tweedelige serie duiken we diep in de vijf kernuitdagingen van hybride werken en bieden we praktische inzichten voor HR-professionals en vastgoedexperts.
Het Behouden van Betrokken Medewerkers
Een van de belangrijkste uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd, is het betrokken houden van medewerkers bij de organisatie en het cultiveren van de bedrijfscultuur. Hoe kunnen bedrijven ervoor zorgen dat er een gevoel van verbondenheid heerst, zodat iedereen zich onderdeel van het team voelt, ook als ze slechts een deel van de week of helemaal niet fysiek samenwerken?
Uit recent onderzoek blijkt dat 43% van de werknemers zich niet verbonden voelt met hun bedrijf [1]. Dit onderstreept de urgentie van deze uitdaging. Wanneer er geen rekening wordt gehouden met de impact van hybride werken, kan thuiswerken leiden tot gevoelens van eenzaamheid en isolement. Deze gevoelens hebben een negatieve impact op de geestelijke gezondheid en het werkplezier, met als gevolg dat medewerkers niet betrokken zijn en slechte of geen resultaten behalen.
Bedrijven moeten proactieve stappen ondernemen om teambuilding en communicatie te stimuleren. Hier zijn enkele strategieën om medewerkers betrokken te houden:
a) Secundaire arbeidsvoorwaarden: Implementeer flexibele secundaire arbeidsvoorwaarden. Diensten zoals YourCampus stellen medewerkers in staat zelf te kiezen welke voordelen het beste bij hen passen, binnen hun beschikbare budget.
b) 1-op-1 gesprekken: Managers moeten regelmatig 1-op-1 gesprekken inplannen, idealiter om de twee of drie weken. Deze momenten dienen niet alleen om over resultaten te praten, maar ook om te peilen hoe het met medewerkers gaat, zowel professioneel als persoonlijk [1].
c) Sociale activiteiten: Organiseer (virtuele) sociale activiteiten en evenementen om teambuilding te bevorderen. Denk aan workshops voor kennisdeling, hackathons, gametoernooien of after-work borrels [2].
d) Kernwaarden: Communiceer duidelijk de missie, visie en kernwaarden van de organisatie aan alle werknemers. Dit zorgt ervoor dat men zich kan identificeren met het bedrijf en zich daardoor betrokken voelt [3].
Een Toekomstbestendige Kantorenstrategie
De manier waarop en wanneer mensen het kantoor gebruiken is compleet veranderd. Managers wereldwijd hadden verwacht dat men na de pandemie massaal zou terugkeren naar het hoofdkantoor, maar het tegenovergestelde is gebeurd. Wereldwijd geven medewerkers aan zelf te willen bepalen waar en wanneer ze werken – of dat nu op het hoofdkantoor is, in een hub, een coworking-space of thuis.
Recente cijfers tonen aan dat 52% van de werknemers een hybride werkmodel prefereert [4]. Deze nieuw verworven flexibiliteit en keuzevrijheid zijn essentieel geworden voor het aantrekken en behouden van talent.
Als gevolg hiervan moeten bedrijven wereldwijd nadenken over wat ze gaan doen met hun overschot aan gehuurde kantoorruimte. Door werknemers flexibel te laten werken, kunnen bedrijven hun kantoorruimte verkleinen en daarmee aanzienlijk besparen op huur, onderhoud en energiekosten. Volgens een onderzoek van CBRE kan het implementeren van een hybride werkstrategie leiden tot een vermindering van kantoorruimte met wel 30% [5].
Hier zijn enkele aandachtspunten bij het ontwikkelen van een effectieve en duurzame strategie voor je kantoorhuisvesting:
a) Bereken Hybrid Work Footprint (HWF): Breng in kaart hoeveel werkplekken je faciliteert, wat de kosten per werkplek zijn, hoe vaak mensen naar kantoor komen, en wat de reiskosten zijn. Deze analyse helpt bij het bepalen van de impact van hybride werken op je organisatie.
b) Aanbieden Workplace-as-a-Service: Verdiep je in de mogelijkheden van Space-as-a-Service. De traditionele kantorenmarkt wordt steeds flexibeler en meer servicegericht. Uit onderzoek blijkt dat één op de twee Europese kantoor eigenaren verwacht dat ze tegen 2025 16% tot 25% van hun commerciële vastgoedportefeuilles flexibel en servicegericht zullen aanbieden [6].
c) Fit-out with a purpose: Breng de behoeften van je medewerkers in kaart. In wat voor soort kantooromgeving willen zij het liefst werken? Design & build agencies kunnen je adviseren om een kantooromgeving te realiseren die zowel samenwerking als geconcentreerd werk ondersteunt [3].
d) Stimuleren van duurzaamheid: Hybride werken draagt bij aan de vermindering van woon-werkverkeer, wat leidt tot een lagere CO2-uitstoot. Door een duurzame werkstrategie te implementeren, kunnen bedrijven niet alleen bijdragen aan een beter milieu, maar mogelijk ook profiteren van belastingvoordelen of subsidies.
e) Continue evaluatie: Organiseer regelmatig feedbacksessies en houd enquêtes onder werknemers om te begrijpen hoe hybride werken in de praktijk functioneert. Gebruik deze inzichten om het kantoorbeleid waar nodig bij te stellen en verbeteringen door te voeren [7].
Het is belangrijk op te merken dat slechts 28% van de bedrijven teamafspraken heeft gemaakt over wanneer en waarom naar kantoor te komen [4]. Dit onderstreept het belang van een doordachte kantoorstrategie in de hybride werkcontext.
Conclusie
Hybride werken biedt organisaties en medewerkers ongekende flexibiliteit, maar brengt ook aanzienlijke uitdagingen met zich mee. In dit eerste deel hebben we ons gericht op twee cruciale aspecten: het behouden van betrokken medewerkers en het ontwikkelen van een toekomstbestendige kantorenstrategie.
Het is duidelijk dat organisaties proactief moeten handelen om de verbondenheid van medewerkers te waarborgen in een hybride werkomgeving. Door te investeren in regelmatige communicatie, sociale activiteiten en flexibele arbeidsvoorwaarden kunnen bedrijven een cultuur van betrokkenheid cultiveren, ongeacht de fysieke locatie van hun medewerkers.
Tegelijkertijd vereist de veranderende rol van het kantoor een grondige heroverweging van de vastgoedstrategie. Organisaties moeten hun Hybrid Work Footprint zorgvuldig evalueren en overwegen om meer flexibele, servicegerichte werkplekoplossingen te adopteren. Dit niet alleen om kosten te besparen, maar ook om beter aan te sluiten bij de veranderende behoeften en verwachtingen van hun werknemers.
In het tweede deel van deze serie zullen we dieper ingaan op de overige uitdagingen van hybride werken. We zullen onderzoeken hoe organisaties effectief technologie kunnen inzetten om hybride samenwerking te ondersteunen, hoe kennisoverdracht tussen medewerkers op afstand kan worden gefaciliteerd, en hoe een gezonde werk-privébalans kan worden gewaarborgd in een hybride werkomgeving. Deze inzichten zullen organisaties helpen om een holistische benadering van hybride werken te ontwikkelen, die zowel de productiviteit als het welzijn van medewerkers bevordert.
Blijf ons volgen voor deel twee, waarin we deze cruciale thema's verder zullen verkennen en praktische oplossingen zullen bieden voor de uitdagingen van de moderne, hybride werkplek.
Bronnen:
[1] Microsoft (2022), Work Trend Index - Great Expectations: Making Hybrid Work Work
[2] Buffer (2022) State of Remote Work Report 2022
[3] McKinsey (2021) - The future of work after COVID-19
[4] Colliers (2022) EMEA Office Snapshot Q1 2022
[5] CBRE (ja ) European Office Occupier Sentiment Survey 2023
[6] The Instant Group (2022) - 2022 Flex Industry Survey - The Future of Flex
[7] Frankwatching (2023) - De uitdagingen van hybride werken: wat managers moeten weten
[12] Cushman & wakefield (2023) - Obsolescence Equals Opportunity
---
Dit artikel is geschreven door YourSpace
